ペーパーレス化が昨今のトレンドですが、ビジネス文書や資料の中には、電子化が難しい物があります。物理的にスキャンが困難な資料などは、アナログ状態で保管をしなければなりません。リスクマネジメントの観点から、機密性が高い社外秘のビジネス文書なども、あえてスキャンはせずに紙のまま保管した方がベターです。ビジネス文書の管理に役立つダンボール箱やメタルラックを使えば、大量の紙の資料や書類もオフィス内で安心して保管していけます。

ただ気を付けたいのが、湿気のリスクです。上質な紙でつくられた資料やビジネス文書も、多湿な状況で長期保管されるとカビや害虫の被害に見舞われやすくなります。他にも湿気が原因で変色したり変形する恐れがありますので、保管するメタルラックやダンボール箱周辺の湿度管理は丁寧に実施したいところです。センサー付きの湿度計をオフィスに設置しておけば、湿度管理が捗ります。

いわゆる皮膚感覚だけでは、いつ除湿機やエアコンの除湿機能を稼働すべきか、なかなか判断がつきません。センサー付きの湿度計という客観的な目印があれば、多湿な状況に気づきやすくなり、躊躇う事なくエアコンや除湿器のスイッチを押せます。コピー用紙もまた多湿な環境下での保存には、不向きです。コピー用紙はオフィスの必需品であり、倉庫や棚にまとめて大量に備蓄しているケースもあるでしょう。

その近くにもセンサー付きの湿度計を設置しておけば、湿度変化に気づきやすくなり、大量のコピー用紙を安心して長期保管していけます。